“Det blir jo mye dyrere…” En vanlig innvending mot outsourcing

Kostnad er ofte den første, og mest intuitive, innvendingen vi møter på når outsourcing vurderes.

“Det blir jo mye dyrere. Vi kan gjøre det billigere selv.”

Det er en forståelig reaksjon. Når man mottar et tilbud fra en partner, fremstår kostnaden som tydelig og samlet. Den kommer i én strukturert modell, ofte med fast pris eller definerte rammer. Den interne kostnaden er sjelden like synlig. Den er fordelt på lønn, HR, IT, ledelse og infrastruktur,  og oppleves derfor mindre konsentrert.

Men spørsmålet er om den faktisk er lavere?

Hva er det vi egentlig sammenligner?

Mange sammenligner outsourcingpartnerens timepris direkte med en intern årslønn. Det kan virke logisk, men sammenligningen blir ofte forenklet.

En intern ressurs representerer mer enn lønn alene. I tillegg kommer blant annet:

• Arbeidsgiveravgift og pensjon
• Ferie og fravær
• Opplæring og kontinuerlig kompetanseutvikling
• Ledelse og faglig oppfølging
• HR-oppfølging og administrasjon
• Systemer og verktøy
• Kontorplass og infrastruktur
• Kostnader knyttet til rekruttering og turnover

Dette er ikke skjulte kostnader. De er bare fragmenterte. De ligger fordelt i organisasjonen og oppleves derfor sjelden som én samlet post.

Outsourcing-fakturaen er tydelig, og derfor kan den ofte fremstå høy til sammenligning.

Samtidig er det viktig å presisere at kostnaden hos en outsourcingpartner sjelden kun handler om en fast timepris isolert. I mange modeller følger kostnaden faktisk arbeidsmengde og trafikk. Det betyr at man i større grad betaler for levert kapasitet, ikke for kapasitet som står ubrukt.

Variasjon er ofte dyrere enn vi tror

Den største kostnadsdriveren i mange driftsmiljøer er ikke timeprisen isolert. Det er variasjon.
Volum svinger gjennom året. Kampanjer, sesong, lanseringer og uforutsette hendelser skaper topper. Samtidig finnes perioder med lavere aktivitet. Likevel må kapasiteten planlegges. Og intern bemanning dimensjoneres ofte enten for gjennomsnittet eller for toppene. Begge deler har en kostnad.

Bemanner man for topp, sitter man med overkapasitet i rolige perioder.
Bemanner man for gjennomsnitt, oppstår det press i perioder med høy aktivitet.

Det er her fleksibilitet får en økonomisk verdi.

Et illustrerende eksempel

Tenk deg en virksomhet med relativt stabil drift store deler av året, men med tydelige volumtopper i enkelte perioder.

Internt kan løsningen bli å bemanne for å være rustet til toppene. Resultatet er at man i store deler av året betaler for kapasitet man ikke fullt ut benytter.

Et alternativ kan være å ha et stabilt kjerneteam internt eller hos outsourcingpartner, et minimumsteam som dekker grunnbehovet, kombinert med opplærte ressurser som kan aktiveres når trafikken øker. I en slik modell skaleres kapasiteten i takt med faktisk behov.

Det betyr at virksomheten i større grad betaler for håndtert trafikk, ikke for permanent buffer.

I praksis ser vi ofte at det er her de største besparelsene oppstår: Ikke nødvendigvis i selve timeprisen, men i måten kapasiteten struktureres og utnyttes på.

Full outsourcing er ikke alltid riktig

Det er viktig å presisere at full outsourcing ikke nødvendigvis er svaret i alle situasjoner.

Virksomheter med stabilt volum, høy modenhet og eksisterende skala kan ofte drive effektivt internt. I slike tilfeller kan outsourcing isolert sett fremstå mindre attraktivt.

Men valget står sjelden mellom alt eller ingenting.

For mange kan delvis outsourcing eller en rendyrket overflow-modell gi:

• Bedre håndtering av volumtopper
• Redusert operasjonell risiko
• Mindre belastning på ledelse
• Mer forutsigbar ressursstyring

I tillegg har en profesjonell outsourcingpartner ofte flerbruksfordeler som et statisk inhouse-senter ikke har: Større ressursbase, bredere kompetansemiljø, etablerte opplæringsløp og fleksible bemanningsstrukturer som kan brukes på tvers av kunder og oppdrag.

Det gir skalaeffekter som det er krevende å oppnå alene.

Hva bør vi egentlig måle?

Spørsmålet bør derfor ikke reduseres til hva outsourcing koster per time.

Det mer relevante spørsmålet er hva den totale leveransen koster når vi inkluderer fleksibilitet, risiko, ledelsesbelastning og evnen til å håndtere variasjon.

For mange virksomheter er det nettopp variasjonen som skaper de største, og minst synlige, kostnadene. Bufferkapasitet som står ubrukt deler av året. Ledelsestid som brukes på rekruttering og brannslukking. Kvalitet som varierer i perioder med høyt trykk.

Når hele bildet tas med i vurderingen, ser vi i mange tilfeller at outsourcing ikke bare er konkurransedyktig, men faktisk mer kostnadseffektivt enn en statisk intern modell.

Outsourcing er ikke automatisk riktig i alle situasjoner. Men i virksomheter med svingninger, vekstambisjoner eller behov for fleksibilitet, gir det i de fleste tilfeller en mer bærekraftig og økonomisk robust struktur over tid.